گردش کار عبارتست از فرآیندهای کاری که بر طبق آن، اسناد و مدارک موجود در سازمان یا شرکت از یک شخص به شخص دیگر جهت اقدامات مورد نیاز ارجاع داده می شود. در پیاده سازی گردش کار مکانیزه، فرآیندهای کاری سازمان، شناسایی، اصلاح، طراحی و پیاده سازی می شوند. این فرآیندها با در نظر گرفتن منابع انسانی، نقش ها، پست های سازمانی و اطلاعات موجود در سازمان جهت نیل به اهداف کاری آن سازمان مکانیزه می شوند. فرآیندهای گردش کاری ارتباط بسیار نزدیکی با سایر مفاهیم تشکیل دهنده ساختار سازمانی از قبیل عملکرد، تیم های کاری، پروژه ها، سیاست ها و سلسله مراتب سازمانی دارند. هدف عمده و اصلی نرم افزارهای گردش کار، ارائه راهکار ساده، خودکار و از پیش تعیین شده جهت انجام فعالیت های پیچیده و تکراری درون سازمانی می باشد. گردش های کاری می توانند ثابت، الگودار، ترکیبی و یا غیرقابل پیش بینی باشند.
برخی از امکانات فراسان:
- امکان گروه بندی گردش های تعریف شده و اعطای مجوز دسترسی به آن ها
- امکان تعریف و ویرایش انواع گردش های کاری ثابت، الگودار و ترکیبی
- امکان تعریف فرم ها و مدارک در جریان هر گردش کاری - امکان تعریف فرم ها و مدارک ارجاعی به هر گره (سمت یا گروه) در گردش کار
- امکان ایجاد گره های از نوع سمت و یا گروه سمت ها - امکان تعیین انواع ارتباط میان سمت هاو گروه ها و فرم های متصل به هر ارتباط