معمولا سیستم مدیریت فایل‌ها و اطلاعات، با هدف ایجاد ابزاری برای نگهداری و آرشیو اسناد، اطلاعات، فایل‌ها و سایر مدارک سازمان‌ها در یک بستر کارا، قابل جستجو و پیگیری امن و با قابلیت کنترل دسترسی‌های افراد مختلف طراحی می‌شود.
از مهمترین اهداف این سیستم‌ها، ایجاد بستر مناسب جهت تبادل اطلاعات عملیاتی و اداری سازمان‌ها با مخاطبین سازمان از طریق پرتال سازمان می‌باشد.
این سیستم‌ها به صورت پیش فرض، امکان ذخیره و بازیابی انواع فایل‌ها، اطلاعات و اسناد تولید شده توسط سایر نرم‌افزارها را دارا می‌باشد. یکپارچگی ریشه‌ای این سیستم با سایر نرم‌افزارها، سازمان‌ها را قادر می‌کند که اسناد، مدارک، مکتوبات و گزارشات تولیدی توسط سایر نرم‌افزارهای مجموعه را به طور مستقیم و بدون نیاز به عملیات اضافی، آرشیو و نگهداری نماید و در مواقع لزوم بدون نیاز به دسترسی به نرم‌افزار مربوطه در اختیار کاربران قرار دهد.
در اینجا بخشی از امکانات فراسان به شما معرفی خواهد شد:
- افزودن هزاران فایل به برنامه با یک کلیک ساده
- اعلام اخطار در صورت ثبت تکراری یک سند
- جابجایی فایل ها و اسناد در داخل مجموعه های تعریف شده سیستم
- قابلیت ذخیره سازی کلیه فایل ها، اسناد و اطلاعات مرتبط به کاربر سایت شما با پسوندهای مختلف (اعم از محصولات، اطلاعات فنی، نرم افزار های کاربردی، برنامه های نصب و راه اندازی، فایل های آموزشی، فایل های راهنما و ...) با قابلیت اختصاص دسترسی به کاربران و بازدید کنندگان وب سایت
- امکان تعریف تعداد بیشمار مجموعه و زیرمجموعه با هر نام و عنوان
- امکان ارائه یا عدم ارائه دسترسی به کاربران، مشترکان (اعضای سایت) و مدیران سایت ، جهت آپلود، دانلود فایل یا اسناد آن و یا ویرایش مشخصات آن
- امکان انتقال اتوماتیک فایل ها از سرورها و سایت های دیگر به سرور سایت شرکت
- امکان تخصیص لینک به فایل ها و اسناد از سایت ها و سرورهای دیگر
- امکان تخصیص مجموعه ها یا زیرمجموعه ها یا فایل ها و اسناد به گروه های اعضا یا اعضایی خاص
- قابلیت تخصیص سلسله مراتبی مدیریت فایل ها و اسناد مبنی بر آپلود، دانلود، ویرایش مشخصات، انتشار یا عدم انتشار آن
- امکان مشاهده آمار بازدید از فایل یا آمار دانلود آن و با ضبط مشخصات IP، نوع مرورگر، ساعت و زمان دانلود
- قابلیت جستجوی فایل ها و اسناد بر اساس کلمات کلیدی اسناد و نام و عنوان آن ها
- ایجاد بانک های اطلاعاتی و گروه های اسناد برای نگهداری و طبقه بندی موضوعی انواع اطلاعات و اسناد (اطلاعات فنی، اطلاعات کالا، روش های نگهداری کالا، نامه ها، نقشه ها، اطلاعات قابل استفاده برای کاربران و ... .)